Система электронного документооборота является универсальным решением для автоматизации управления документооборотом на базе платформы Microsoft Sharepoint.

Назначение системы

• Централизованное и безопасное хранение документов;
• Управление работой с документами и бизнес-процессами их обработки;
• Обеспечение коллективной работы с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• Сокращение времени поиска информации и коллективной обработки документов;
• Повышение итогового качества финальной версии документов посредством упорядочивания работы пользователей с информацией.

Преимущества

• Оптимальное соотношение цены и качества относительно подобных решений, представленных на рынке. Специалисты Аплана. Центр Разработки помогут в сжатые сроки автоматизировать делопроизводство Вашей компании, даже если у Вас нет специалистов в данных областях.
• Все функциональные возможности системы входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты;
• Обновления предоставляются в рамках поддержки решения (функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, выходят новые релизы);
• Поддержка постоянной обратной связи с клиентами (Компания Aplana поддерживает постоянный контакт с клиентами, чтобы получить обратную связь от конечных пользователей системы. Полученные от клиентов замечания и пожелания рассматриваются, ранжируются и берутся в работу);
• Выпускаются информационные бюллетени для пользователей решения, которые содержат большое количество полезной информации для более эффективного использования системы.

Функциональные характеристики системы

• Управление процессом создания документов;
• Поддержка нескольких встроенных языков интерфейса, что легко позволяет добавлять новые;
• Создание документов на основе шаблонов (система автоматически заполняет файл шаблона документа атрибутами карточки документа);
• Система предоставляет возможности для унификации создаваемых в компании документов (запрет на создание документов не по шаблону; запрет на редактирование, изменение и удаление файлов, созданных на базе шаблона документа).
• Интеграция решения с организационным справочником компании клиента;
• Взаимодействие со средствами сканирования/распознавания документов;
• Реализация совместной работы с документами;
• Динамическое распределение прав доступа к документу в зависимости от класса документа и этапа бизнес-процесса;
• Управления версиями документов;
• Отправка документов, оповещений, напоминаний участникам документооборота и уведомлений менеджменту;
• Регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов (маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности);
• Гибкая настраиваемая система генерации регистрационных номеров позволяет для каждого вида документов назначить свой собственный нумератор;
• Система предоставляет возможность настроить внешний вид РКК и набор ее полей для каждого вида документа. С дополнительными полями доступны следующие операции: добавление, удаление, изменение местоположения на закладках карточки, а также создание новых закладок;
• Инструментарий для планирования совещаний с возможностью формирования повестки и протокола совещания;
• Полнотекстовый поиск документов (поиск ведется не только по карточкам/  полям карточек, но и по содержимому файлов, хранящихся в системе);
• Автоматическое отслеживание и оповещение ответсвенных лиц по документам с истекающим сроком действия.

Архитектура решения

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных.