Документооборот (Microsoft)

Система электронного документооборота является универсальным решением для автоматизации управления документооборотом на базе платформы Microsoft Sharepoint.

Назначение системы

  • Централизованное и безопасное хранение документов;
  • Управление документами и бизнес-процессами их обработки;
  • Обеспечение коллективной работы с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
  • Сокращение время поиска информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • Повышение итогового качества финальной версии документов посредством упорядочивания работы пользователей с информацией. 

Преимущества

  • Оптимальное соотношение цена-качество относительно подобных решений, представленных на рынке. Специалисты Аплана. Центр Разработки помогут быстро подготовить делопроизводство компании клиента к автоматизации, даже если в компании нет специалистов в этих областях.
  • Все функциональные возможности системы входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты;
  • Обновления предоставляются в рамках поддержки решения (функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, выходят новые релизы);
  • Поддержка постоянной обратной связи с клиентами (Компания Aplana поддерживает постоянный контакт с клиентами, чтобы получить обратную связь от конечных пользователей системы. Полученные от клиентов замечания и пожелания рассматриваются, ранжируются и берутся в работу);
  • Выпускаются информационные бюллетени для пользователей решения, которые содержат большое количество полезной информации для более эффективного использования системы.

Функциональные характеристики системы

  • Управление процессом создания документов;
  • Поддержка нескольких встроенных языков интерфейса, что легко позволяет добавлять новые;
  • Создание документов на основе шаблонов (Система автоматически заполняет файл шаблона документа атрибутами карточки документа);
  • Система предоставляет возможности для унификации создаваемых в компании документов (запрет на создание документов не по шаблону; запрет на редактирование, изменение и удаление файлов, созданных на базе шаблона документа).
  • Интеграция решения с организационным справочником компании клиента;
  • Взаимодействие со средствами сканирования/распознавания документов;
  • Реализация совместной работы с документами;
  • Динамическое распределение прав доступа к документу в зависимости от класса документа и этапа бизнес-процесса;
  • Управления версиями документов;
  • Отправка документов, оповещений, напоминаний участникам документооборота и уведомлений менеджменту;
  • Регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов (маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности);
  • Гибкая настраиваемая система генерации регистрационных номеров позволяет для каждого вида документов назначить свой собственный нумератор;
  • Система предоставляет возможность настроить внешний вид РКК и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля возможно как добавлять, так и удалять, менять местоположения на закладках карточки, создавать новые закладки;
  • Инструментарий для планирования совещаний с возможностью формирования повестки и протокола совещания;
  • Полнотекстовый поиск документов (Поиск ведется не только по карточкам и по полям карточек, но и по содержимому файлов, хранящихся в системе);
  • Автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия и оповещение об этом ответственных лиц.

Архитектура решения 

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных.